Trong quá trình hội nhập và phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc ra đời nhiều thuật ngữ mới mẻ không còn gì quá xa lạ. Nhưng với nhiều khái niệm mới mẻ thì chúng ta cần phải nắm bắt để không bị bỡ ngỡ. Như một hình thức đang vươn lên mạnh mẽ trên thị trường hiện nay mà đi đâu, các bạn có thể bắt gặp. Đó là hình thức hoạt động Tổ chức sự kiện. Và với khái niệm này thì có nhiều các hiểu khác nhau. Chính vì thế, Phong Việt Media xin giải thích cho các bạn về hình thức hoạt động này. Hãy cùng đón đọc trong bài viết dưới đây nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện là gì?
Trước khi tiến hành đi sâu vào tìm hiểu hoạt động Tổ chức sự kiện, thì chúng tôi sẽ tìm hiểu về khái niệm sự kiện là gì? Sự kiện là một hoạt động xảy ra đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống mỗi người hay toàn thể nhân dân. Trong quá trình hoạt động của sự kiện thì đêu thu hút được sự quan tâm của giới truyền thông. Ví dụ cuộc thi Hoa hậu Hoàn vũ Việt Nam, SEAGAMES, Tết,…
Nhưng vẫn có nhiều người lầm tưởng rằng sự kiện bao hàm tất cả các hoạt động, những dịp quan trọng đối với mỗi cá nhân. Như Sinh nhật, Cươi hỏi, Đám ma,…
Hoặc có vài người lại hiểu khái niệm sự kiện bao hàm các hoạt động thương mại hay hoạt động tiếp thị của các doanh nghiệp hay công ty. Như Hội chợ, Buổi khai trương, Buổi giới thiệu sản phẩm, hay triển lãm,…
Nói tóm lại, thì sự kiện chỉ là một hoạt động diễn ra một thời điểm và địa điểm nhất định, có chủ đích. Nhằm tập trung các ý tưởng tổ chức và nguồn lực triển khai hoạt động. Với mục đích truyền đạt một thông điệp ý nghĩa nào đó đến người dân. Hay tạo sự thu hút, chú ý và quan tâm của mọi người cũng như giới truyền thông.
Đối với lĩnh vực Marketing, thì sự kiện có nghĩa là gồm các hoạt động Tiếp thị liên quan đến các sự kiện về doanh nghiệp. Như Quảng bá sản phẩm, nhận định thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường. Hay sự kiện liên quan đến mảng giáo dục.
Tổ chức sự kiện
Thực ra đây là một hoạt động triển khai sau khi sự kiện được xác định, để sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo. Quá trình tổ chức hoạt động cho sự kiện phải được thiết lập từ đầu đến cuối sự kiện (kết thúc).
Hoạt động này bao gồm quá trình tổ chức mọi hoạt động sự kiện trong các lĩnh vực trong đời sống. Như thể thao, kinh doanh, thương mại hay giải trí,… Hoạt động thông qua hình thức họp báo, hội nghị, hội thảo, lễ hội,… Với mục đích to lớn là truyền đạt được những thông điệp ý nghĩa đến công chúng. Mong muốn họ có thể nắm rõ và hiểu được mục đích của người tổ chức sự kiện.
Đây cũng có thể coi là một ngành nghề đặc thù trong các nước phát triển. Do đó, họ đã phát triển và tập trung xây dựng hệ thống chặt chẽ về nghề này. Lĩnh vực thuộc hình thức hoạt động Tổ chức sự kiện, gồm:
- Trade fairs
- Exhibitions
- Fundraising events
- Corporate events
- Business event
- Meetings
- Government events
- Festive events
- Entertainment events
- Concerts/live performances
- Conferences
- Seminars
- Workshops
- Marketing events
- Brand and product launches
- Promotional events
- Social and cultural events
- Sporting events
Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện thực chất chỉ là một cái cới để gây sự chú ý cũng như thu hút được mọi người quan tâm đến. Và cũng như một phương pháp quảng bá quan trọng trong quá trình hoạt động tiếp thị. Nhờ có hoạt động này mà doanh nghiệp có thể thực hiện được những mục tiêu mà họ mong đợi. Như quảng bá thương hiệu hay sản phẩm hay thậm chí là tăng mạnh doanh thu bán hàng.
Sự kiện thành công thì sẽ đem đến cho doanh nghiệp vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp. Như về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ dần được khẳng định trong lòng khách hàng. Còn nếu mà sự kiện thất bại sẽ để lại tỏng mắt khách hàng những điều tiêu cực. Chính vì thế mà các bạn cần phải lên kế hoạch cũng như cách thức thực hiện hợp lý theo trình tự rõ ràng.
Quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả
Mỗi công việc hay chiến dịch nào thì đều phải có một quá trình thực hiện hoàn hảo. Nhằm đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả, đạt kết quả như mong đợi hoặc hơn.
Không chỉ có một sự kiện mà sự kiện nào cũng khác nhau. Và với từng loại sự kiện thì đều có vai trò và mục đích tổ chức khác nhau. Nhưng dù với hình thức sự kiện nào thì phải tuân thủ chắc chắn theo quy trình và bước tổ chức cụ thể.
Quy trình tổ chức sự kiện “Chuẩn không cần chỉnh”, gồm:
Pre-Event: Giai đoạn trước sự kiện
- Nắm rõ về thương hiệu của chủ đầu tư sự kiện
- Nghiên cứu và phân tích về những yếu tố gây ảnh hưởng hay yếu tố liên quan đến sự kiện
- Chọn chủ đề và lập kế hoạch cho sự kiện
- Xác định thời điểm, địa điểm, ngân sách, thiết bị và nhân lực,… cho sự kiện
- Quảng bá sự kiện cho mọi người biết
Event Post: Giai đoạn triển khai sự kiện
- Đón tiếp và khai mạc
- Điều hành các hoạt động chính trong suốt sự kiện
- Phục vụ thức ăn, nước uống
- Phục vụ quá trình vận chuyển và lưu trú
- Tiến hành các hoạt động phụ trợ
- Xác định rõ nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu
Finish Event: Giai đoạn kết thúc sự kiện
- Quảng bá sự kiện đến tai khách hàng
- Thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp hỗ trợ cho sự kiện
- Quản lý ngân sách cho sự kiện
- Cuối cùng là chăm sóc khách hàng
Ngoài ra, trong quá trình tổ chức sự kiện thì các bạn cũng cần phải chú ý và đưa ra những trường hợp có thể xảy ra. Để có thể có được những phương án giải quyết cho phù hợp và nhanh chóng. Bảo đảm được mọi hoạt động diễn ra một cách hoàn hảo và an toàn trong suốt sự kiện.
Lưu ý: Các công việc trên thì chỉ mang tính tổng quát. Và để thực hiện một cách hoàn hảo thì các bạn cần phải thực hiện một cách chỉnh chu và chi tiết hơn.
Như vậy, với những điều mà Phong Việt Media chia sẻ cho các bạn. Hy vọng các bạn sẽ có thể chuẩn bị công việc một cách hoàn hảo nhất cho hoạt động tổ chức sự kiện.
